ReconHub ist eine einfach bedienbare Software für die automatischen Abstimmung aller Zahlungsströme zur Vereinfachung der Buchhaltungsprozesse.

Folgend finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Funktionen von ReconHub.

Organisationsstruktur

Um die Abstimmung Ihrer Transaktionen einfach zu verwalten, können sie Ihre Organisationsstruktur in ReconHub hinterlegen.
ReconHub unterstützt Mandanten und Tenanten, unter denen Sie Ihre Filialen, Standorte, Terminals und Konten konfigurieren können. Diese Struktur ermöglicht es Ihnen beispielsweise, Transaktionen für einen bestimmten Standort oder ein Terminal einzusehen.
Hier finden Sie weitere Informationen zu Organisationsstrukturen in ReconHub.

ReconHub hat einen flexiblen Suchfilter, damit Sie schnell Terminals, Filialen oder andere Elemente innerhalb der Organisationsstruktur finden können (s. Suche in Händlerstruktur).
Ausserdem erkennt ReconHub während der Transaktionsverarbeitung Änderungen in Ihrer Organisationsstruktur und listet neue Terminals mit vorbereiteter Standortzuordnung für eine effiziente Erstellung auf.

Datenquellen

Kollektoren und Importe

ReconHub verwendet Kollektoren, um Ihre Zahlungsdaten aus verschiedenen Datenquellen zu sammeln. Sie können die Kollektorausführungen in der ReconHub Benutzeroberfläche verfolgen.
Sobald die Daten gesammelt wurden, werden sie importiert. Sie können den Import für jede Quelle in der ReconHub Benutzeroberfläche verfolgen.

Viele Kollektoren und Importer sind standardmässig in ReconHub vorintegriert, wie Worldline, Wallee, Mollie, Amazon, Worldpay, PostFinance, Twint, Axcess, EBICS, RAF, Uber, Mollie, Stripe und viele weitere.
ReconHub unterstützt einige verbreitete Protokolle für das Sammeln der Daten, wie HTTP, FTP, DB oder E-Mail.
Zusätzlich unterstützt ReconHub auch generische Import-Formate wie CSV, XML, JSON, Excel und Fixed Length.
Ausserdem können spezielle Zahlungsinformationen wie DCC (Dynamic Currency Conversion) von ReconHub verarbeitet werden.

Kollektoren- und Importeinstellungen können im Administrationsbereich von ReconHub erstellt und angepasst werden. Dort können Sie diese Aktivitäten auch manuell starten.

ECR-Transaktionen

ECR-Transaktionen sind Transaktionen, die aus Ihren Verkaufssystemen stammen, wie zum Beispiel Ihrer Registrierkasse oder Ihrem Webshop.
ReconHub zeigt alle Ihre ECR-Transaktionen an. Für jede Transaktion können Sie den Status der Transaktionsverarbeitung und Transaktionsabstimmung und viele weitere Details einsehen. Sie können Sich die ECR-Transaktionen auch gemäss Ihrer Organisationsstruktur anzeigen lassen. So finden Sie die ECR Transaktionen für jede Ebene Ihrer Organisation.

EFT-Transaktionen

EFT-Transaktionen sind Transaktionen, die von Ihren Zahlungsanbietern verarbeitet wurden.
ReconHub zeigt alle Ihre EFT-Transaktionen an. Für jede Transaktion können Sie den Status der Transaktionsverarbeitung und Transaktionsabstimmung, sowie viele weitere Details einsehen.
Sie können Sich die EFT-Transaktionen auch gemäss Ihrer Organisationsstruktur anzeigen lassen. So finden Sie die EFT Transaktionen für jede Ebene Ihrer Organisation.

Bankzahlungen

Bankzahlungen sind die Zahlungen, die Sie auf Ihren Bankkonten erhalten.
ReconHub zeigt alle Ihre Bankzahlungen an. Für jede Bankzahlung können Sie den Status der Vergütungsabstimmung und viele weitere Details einsehen. Sie können Sich die Bankzahlungen auch gemäss Ihrer Organisationsstruktur anzeigen lassen. So finden Sie die Bankzahlungen für jedes Konto innerhalb Ihrer Organisation.

Abstimmung

Reconciliation Engine

Der Kern von ReconHub ist eine sehr leistungsfähige Reconciliation (Abstimmungs-) Engine. Diese ermöglicht die Abstimmung um Verkaufstransaktionen (ECR, E-Commerce usw.), EFT-Transaktionen (Vergütungen) und Bankzahlungen.

Es gibt eine Vielzahl von Abstimmungsfunktionen, unter anderem:

1. Transaktionsabstimmung (ECR - EFT)
2. Regeln zur Transaktionsabstimmung mit einfachem Assistenten zur Regelerstellung
1. Unterstützt Priorität, Abstimmungstoleranz, Felder für die Abstimmung, generische Filter und mehr.
3. Vergütungsabstimmung (EFT - Bank)
4. Regeln zur Vergütungsabstimmung mit einfachem Assistenten zur Regelerstellung
1. Unterstützt Priorität, Abstimmungstoleranz, Kennzeichnung der Abstimmung, Zeitspanne, Felder für die Abstimmung, generische Filter und mehr.
5. Vorlagen für Abstimmungsregeln
6. Überspringen von Transaktionen (ECR, EFT, Bank) bei der Abstimmung
7. Manuelle Abstimmung
8. Abstimmung zurücksetzen
9. Manuelle Anpassungen
10. Erstellen von fehlenden Transaktionen
11. Festlegen des erwarteten Abstimmungsdatums für eine Transaktion

Weitere Details zum Abstimmungsprozess finden Sie hier.

Intelligente Abstimmung

ReconHub bietet intelligente Hilfe im Abstimmungsprozess. Folgend eine Auswahl an Funktionen:

1. Übersicht über den Abstimmungsstatus, damit Sie immer den aktuellen Stand Ihrer Abstimmung kennen.
   
2. Detaillierter Abstimmungsstatus pro Tag und pro Zahlungsanbieter, Kartenprodukt oder Zahlungsmittel und organisatorischer Einheit.
   
3. Einfache Drill-Down-Funktion, damit Sie sofort herausfinden können, welche Transaktionen nicht abgestimmt werden konnten.
4. Gründe, warum eine Transaktion noch nicht abgestimmt wurde, damit Sie für jede Transaktion den Prozess nachverfolgen können.
5. Vorschläge, wie eine nicht abgestimmte Transaktion korrigiert werden kann, damit sie solche Ausnahmen schnell behandeln können.
6. ReconHub schlägt Ihnen vor, ob eine Transaktion in Zukunft noch abgestimmt werden kann oder nicht. Dies hilft Ihnen, sich auf die Transaktionen zu fokussieren die wirklich Ihre Aufmerksamkeit benötigen.

Abstimmungskette

ReconHub verknüpft alle relevanten Transaktionen zu einer Kette, damit Sie später genau wissen, welche ECR-Transaktion mit welcher Bankzahlung ausgezahlt wurde.

Buchhaltung

ReconHub wurde als EFT/POS Nebenbuch konzipiert und bietet eine Reihe von Funktionen für das Zusammenspiel und die Integration mit ihrer Buchhaltung.

Buchungsregeln

Buchungsregeln legen fest, wie Ihre Transaktionen in Buchungen umgewandelt werden, die später in Ihr Buchhaltungssystem exportiert werden. Sie können beispielsweise eine Buchungsregel erstellen, die alle abgestimmten Transaktionen pro Tag, organisatorischer Einheit und Kartenprodukt gruppiert. Diese Regel wird dann täglich ausgeführt und die entsprechenden Buchungen erstellt.

Einige der wichtigsten Features von Buchungsregeln sind:

1. Wahl der Quelle (Bank, ECR, EFT usw.), Start- und Enddatum, Abgleichstatus und vieles mehr
2. Vorzeichenwechsel
3. Buchung einzelner Transaktionen oder Aggregationen, z. B. pro Währung, pro Konto, pro Datum, pro organisatorische Einheit und mehr
4. Flexibles Zielkonto, Buchungstext und Datenauswahl, einschließlich Variablen
5. Generischer Filter für viele Felder

Buchungen

Nachdem die Buchungsregeln auf Ihre Daten angewendet wurden, listet ReconHub alle Buchungen, so wie sie in Ihrem Buchhaltungssystem vorkommen werden auf.

Offene Posten

Elektronische Zahlungen, für die Sie noch keine Zahlung von Ihrem Zahlungsanbieter erhalten haben, sind Debitorenausstände in Ihrer Buchhaltung.
Im Normalfall exportiert ReconHub Transaktionen nur dann in Ihre Buchhaltung, wenn sie vollständig bezahlt und abgeglichen wurden. In diesem Fall können Sie die Liste offener Posten in ReconHub verwenden, um die Debitorenausstände Ihrer Zahlungsanbieter einzusehen. Dies ist zum Beispiel für die monatliche Buchhaltungsabstimmung hilfreich.
Mit dem Offene Posten Bericht bietet ReconHub eine detaillierte Übersicht für Ihre Unterlagen.

Exporte

ReconHub unterstützt standardmässig verschiedene Buchhaltungssysteme wie Sage, Abacus, SAP, DATEV und andere, sowie generische Formate wie CSV.

Exportregeln

Buchungen können von Zeit zu Zeit in Ihr Buchhaltungssystem exportiert werden. Dieser Prozess wird von Exportregeln gesteuert.

Exportregeln ermöglichen das Erstellen von verschiedenen Exports mit unterschiedlichen Einstellungen, wie zum Beispiel:

1. Exportformat
2. Start- und Enddatum
3. Anzahl der Postings pro Lauf
4. Aufteilungskriterien zur Erstellung mehrerer Journale, z.B. nach Währung oder Periode
5. Häufigkeit der Läufe und Zielordner

Sie können auch Exportregelvorlagen für den späteren Gebrauch erstellen.

Exportläufe und Uploads

ReconHub bietet eine Liste aller durchgeführten Exporte.
Exporte werden entweder als Datei bereitgestellt, die Sie herunterladen und in Ihr Buchhaltungssystem importieren können, oder auf ein Zielsystem hochgeladen. Für die Übermittlung unterstützt ReconHub zahlreiche Methoden wie HTTP, FTP, SOAP, Email oder das Kopieren in einen Dateiordner.

Datenanalyse

1. Nach Datum
   
2. Nach Kartenprodukt
   
3. Nach Organisationseinheit

Filter, Listen und Details

Die meisten Listen- und Detailansichten in ReconHub haben folgende Funktionen:

1. Filterung von Listenelementen
2. Export von Listen als PDF, CSV, Excel, XML
3. Export der Detailansicht als PDF
4. Anpassbare Tabellenspalten
5. Druckansicht von Listen

Personalisierung

Jeder Benutzer kann aus den folgenden Personalisierungsoptionen wählen:

1. Sprache und Region
2. Zeitzone
3. Standardwährung
4. und mehr

Systemfunktionen

Scheduler

ReconHub verfügt über eine Scheduling Engine, über die alle Systemaktivitäten wie die Läufe der Kollektoren oder den Datenimport automatisch ausführt werden. Jobs werden auf der Grundlage von Triggern ausgeführt. ReconHub zeigt dazu eine detaillierte Übersicht der zugehörigen Ausführungen.

Überwachung

ReconHub bietet Überwachung für viele verschiedene Prozesse:

1. Übersicht über die Ausführungen von Kollektoren
2. Importierte Dateien
3. Abstimmung
4. Scheduler
5. Aktivitätenprotokoll
   
6. Upload
   

Benachrichtigungen

ReconHub unterstützt manuelle oder periodische E-Mail-Benachrichtigungen, die bestimmte Ereignisse enthalten, wie zum Beispiel fehlgeschlagene Importe, nicht abgestimmte Transaktionen oder fehlgeschlagene Scheduler Jobs.

Nutzungsprotokoll

1. Einsicht der Anzahl Transaktionen für jedes Terminal für die letzten 7 Tage und Total
   
2. Protokoll über die Verwendung Ihrer Abstimmungsregeln

Benutzerverwaltung

In ReconHub können Benutzer Rollen und Gruppen zugewiesen werden.

Rollen regeln, welche Funktionen ein Benutzer in ReconHub verwenden darf. ReconHub bietet viele vordefinierte Rollen, damit pro Benutzer einfach eingestellt werden kann welche Features genutzt werden dürfen.
Jeder Benutzer ist einer oder mehreren Einheiten in Ihrer Organisationsstruktur zugewiesen. Benutzer können nur Daten sehen, die zu den jeweiligen Einheiten gehören, denen sie zugewiesen sind. So wird geregelt, welche Daten ein Benutzer auf ReconHub sehen kann.

Darüber hinaus können Benutzer in Gruppen gruppiert werden, die dann wiederum Organisationseinheiten zugewiesen werden können.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Neben Benutzername und Passwort unterstützt ReconHub auch 2FA.

Tenanten Administration

Die Tenanten Konfiguration ermöglicht das Konfigurieren Tenant-bezogener Einstellungen wie Zeitfenster für die Abstimmung, obligatorische Benutzereinstellungen (z.B. 2FA), verwendete Währungen und mehr.